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都市阳光服务中心管理文件 10 3、照片归档要求 凡公司组织的各类活动照片需统一

时间:2019-05-08 14:14:10来源:本站 作者: 点击:
  

  都市阳光服务中心管理文件 10 3、照片归档要求 凡公司组织的各类活动照片需统一交行政部存档 各部门自行拍摄的照片须指定专人存档。行政部须对收集到的各类照片分类进行挑选 选出具代表性的照片 在照片后面注明拍照日期、地点、活动主题 并将每张照片、底片对应编号入册。 4、音像制品归档要求 凡公司组织的各

  都市阳光服务中心管理文件 10 3、照片归档要求 凡公司组织的各类活动照片需统一交行政部存档 各部门自行拍摄的照片须指定专人存档。行政部须对收集到的各类照片分类进行挑选 选出具代表性的照片 在照片后面注明拍照日期、地点、活动主题 并将每张照片、底片对应编号入册。 4、音像制品归档要求 凡公司组织的各类活动录音带、录像带、摄像带或其他培训用录音带、录像带及摄像带等需统一交行政部存档。 行政部须对收集到的各类录音带、录像带、摄像带进行标识。并在一周内安排时间观看审核挑选精彩片段进行转录保存 并须注明时间、地点、活动主题。 从外购进的音像物品须及时编目归档并知会相关人士。各部门外租影带应制定相应管理规定 对放映时间、责任人、音量及内容予以明确规定。 5、音像制品借阅要求 音像制品的借阅应经行政部经理批准 并办理登记借阅手续。 6、音像制品报废须经行政部经理审批。 都市阳光服务中心 管理文件 11 办公礼仪管理制度 为保持良好的公司形象 创造严肃、活泼、高效、和谐的办公环境 特制定本管理规定 一、微笑 微笑是员工对顾客和同事的最基本态度。使用敬语 并注意各种场合的言谈举止 维护企业形象。 二、文档装订 文件、资料都是横写的多 所以订书机应订在左上方齐纸张边缘45度角的位置 而且 横拿或竖拿都比较方便 也比较容易存档。文件原稿或借来的资料不可自作主张地订上 如无特殊要求 应按原状归还。 三、电脑使用 电脑在使用完毕后 应将新打开的程序或文档关闭 回到初始状态 作重要文件时要小心处理 以免泄密 文件存档时应注意存放地点 并作好 登记工作 不要将文件存在他人电脑的硬盘上 以免被他人删掉 不要私设密码、私自删除原有的文件 磁盘应经过病毒检查后方可在他人电脑上使用 使用后应将所有东西归位 打好的稿件要检查是否有错、漏字 不要的废纸应放入废纸篓。 四、传真机 简洁地写上收件人、发件人名字、主题、张数等事项 原稿要一一编上号码 方便对方整理 发完传真后应打电话确认。 五、复印机 复印前确认纸张大小、方向 墨色的浓淡、 以免浪费纸张 复印时应将原稿和复印件分开整理 复印完后 依照顺序排列 用回形针别好 原件应恢复原样 用回形针或订书机装订好 如复印某资料的一部分 应注明取自何种资料 便于别人查询 六、电话接电话的四个基本原则 电线声之内接起 电话机旁准备好纸、笔进行记录 确认记录下的时间、地点、对象和事件等重要事项 并告知对方自己的姓名。 1、接电话的顺序 确认对方都市阳光服务中心 管理文件 12 放回电线、拨打电话的顺序 准备确认对方的姓名、号码 准备好内容、资料 明确目的 放回电话听筒。注意 打电话时要考虑对方是否有时间或者是否方便 讲电话时要简洁、明了 语速不要过快或过慢 讲电话时 如发生掉线、中断等情况 应由打电话方重新拨打 打错电话时随即扣掉是不礼貌的 打电话时不应透露太多信息 七、守时 参加活动、培训及出席会议应准时 因故不能按时参加应预先向直属上级或组织者请假。 八、服饰发型 服饰办公人员着装必须符合公司的有关规定 颜色、格调和谐。女员工忌穿露胸、肩、大腿 忌透、紧身的服装。办公人员不允许在办公区域内换服装 办公时间应佩带工牌 工牌应统一佩戴在左胸处。男员工应穿黑色皮鞋、深色袜子。女员工夏季不能穿漏脚趾、无后跟的凉鞋。 发型员工发型梳理整齐、干净 女员工头发忌长而散、乱、染烫怪异发型、长刘海 男员工忌太长、忌光头、头屑、油腻。女员工上班时间应将头发盘起来 佩戴带网兜的发套。 配饰 佩戴配饰的宗旨a、一个人身上配饰不能超过三件 b、配饰不能太抢眼 金边眼境、金属带手表。 都市阳光服务中心 管理文件 13 夸张的耳环、发饰、链、戒指。 夸张的皮带扣。 c、皮质品的皮质保持一致。 d、袜子 忌黑裤子白袜子、穿棉袜。 化妆女员工上班要求化淡妆 不准浓妆艳抹 不准在办公室化妆。 九、语言 各部门员工在上班期间均应使用普通话 尤其在电话接听中 必须使用普通话。普通话不标准者 各部门制定培训计划 提高普通话水平。接待来公司参观、访问的客人及办事人员 要热情大方、彬彬有礼 接待来访、业务洽谈要在指定地点进行。 十、行为 工作中做到“三轻” 即说话轻、走路轻、动作轻。上班期间应保持精神饱满、坐立行走姿态端庄严谨 禁止抱臂、叉腰、翘腿等。办公场所不得大声喧哗、隔屋或远距离叫喊。不得在办公区域内吃零食、聊天、阅读与工作无关的刊物、不得查看与工作无关的网页或上网聊天。未经他人同意不得使用他人办公用品。 十一、办公场地 1、办公用品应摆放整齐、有序 垃圾、废纸应按规定放入废纸篓内 不得随地抛弃。 2、不得在办公桌或墙壁上张贴任何纸张。下班或出外办事 要清理好自己的桌面 并将椅子归位后离开。 3、下班最后一位离开办公区的人员应检查并关闭所有电器开关。 4、办公区内禁止吸烟、就餐 除12 00 13 30为读报时间外 其余办公时间内不得看报或与业务无关的杂志、书籍。 5、办公时间应坚守工作岗位 需暂时离开时应与同事说明并在指定位置留 未经直接上级许可不得出现空岗。6、凡为客户或来宾提供的物品、场地、设施除工作需要 不得使用。 十二、本规定适用于公司各部门 由各部门负责人负责贯彻实施 行政部负责监督。 都市阳光服务中心 管理文件 14 查夜制度 为保障小区安全 加强对夜间员工工作情况的监督 提升管理品质 在所有在管项目实行查夜制度。具体要求如下 1、每天下午21 00 早上12 00按计划安排进行查夜 手机保持畅通 不得迟到、早退 并需按规定打卡。查夜人员查夜结束后需在各大门岗签字 每晚每个大门必须签字两次以上。查夜结束应填写《行政人员值班记录》 并以电子邮件形式发送到公司领导的邮箱。 2、秩序维护部经理负责夜班查夜工作 3、查夜内容 与员工互相沟通、学习、交流。4、查夜人员第二天上午休息 下午14 00上班 并在14 00前将查夜结果汇报给公司领导。 6、秩序维护部应将查夜报告备份 对工作中存在的问题要及时反馈给当班班长并督促其整改 7、品质部、行政部应依据查夜报告 不定期对小区进行检查。 8、违反本规定 秩序维护部经理未查夜罚款50元。 都市阳光服务中心 管理文件 15 公司会议制度 为规范管理 加强纪律 特制定公司会议制度。办公例会、部门会议、专题会议等均按会议制度要求执行。 公司办公例会每周召开一次参加人员为项目经理、秩序维护部经理、客户部经理、品质管理部经理、工程部经理、保洁部组长。其余各类会议行政部将事先以通知形式发到各部门。在会议前各部门应填写工作总结及计划表 并报行政部备案。 会议召开之前会议组织者应作好准备工作确定议题内容 准备好有关会议资料、文件。 三、各种大型会议一般应与行政部联系 对出席对象提前三天以上发出通知 以便会议出席者安排好工作。 四、出席者应准时到会 若有事无法参加 应事先向会议组织者请假。若有未请假者按迟到处理 并罚款人民币50元整。 五、会议应坚持讲效率、开短会原则 发言者做到言简意赅 语言精练。 六、出席会议人员于会议前安排好工作 会议期间如无特殊情况不得进入会场找人、谈事。如有来访客人来访电话 应安排适当人员作好接待记录 等会后再通知当事人处理 若急需当事人亲自接待时 应向会议召集者请假 得到允许后 方可离去。 七、会议纪要所形成的决议、决定文稿应妥善保管 无关人员未经批准不得借阅。 八、保持会场秩序 达到一定效果 通讯设备应置于无声状态 否则处以20元罚款。 九、会议室及会议期间严禁吸烟 否则罚款人民币20元整。 十、会议中要求参会人员讲普通线元。 都市阳光服务中心 管理文件 16 公司保密制度 为加强公司内部管理 防止公司内部资料外泄 维护公司的利益 特制定以下规定 文件借阅严格按公司《发文管理制度》成都尧舜行政制度 2002 001的 相关程序执行。 重要文件未经上级允许 不得复制、抄录。严禁员工将文件、资料带回家 违反者罚款人民币50元整。 文件在打印、复印过程中应树立保密意识 不得随意将文件、资料内容泄露给其他人 否则罚款人民币50元整 并行政记大过一次 连续两次者予以辞退。打印、复印错误的重要文件应及时销毁 不得乱丢乱放 凡发现者罚款人民币20元整。 负责文件及档案的管理人员应具有高度保密意识不得向任何人有意或无意泄露公司的机密。 旧文件不得随意丢弃经公司认定作废的文件应定期销毁 违者视情节轻重予以警告处分或开除 对公司造成损失的 公司将依法追究其经济或法律责任。 员工的薪金、奖金应保密严禁任何人互相打听、攀比。 服务人员应妥善保管好帐务、报表、资料不得将公司机密泄露给任何人。 工程维修人员应注意图纸、技术资料的妥善管理不得擅自泄露给他人。 、各管理处工作人员应注意业主住户 资料的保密管理 不得擅自泄露给他人。 十、公司全体人员都有责任和义务保守公司机密 发现有泄露情况应及时向上级报告。对保护公司机密、维护公司利益有功者 公司将予以50 100元不等的奖励。 十一、员工不论何种因素离开公司 对公司机密也不能外泄 如给公司造成损失 公司将追究法律责任。 都市阳光服务中心 管理文件 17 印章管理制度 公章公司的专用印章由专人保管 不得随意加盖 印章使用情况应做详细登记。 借用时应填写印章借用单 并由借用人所属部门负责人签字后方可借用。 3、监印人对未经审定的文件 不得擅自用印 情节严重者 追究法律责任。 二、管理处章 1、管理处章由管理处指定专人保管 任何人不得随意借用管理处章。 2、用章范围仅限于以管理处名义向业主张贴的通知、水电气费的催缴单、业主身份证明等不涉及公司经济利益的事项。 3、对外签定合同不得加盖管理处公章 违反者罚款人民币100元整 情节严重者追究直接责任人与保管人的法律责任。 三、财务专用章和财务专用私人鉴章 1、财务专用章一般不得随身携带外出 如因业务需要携带外出 应报经总经理及授权人同意。如两枚印章一并携带外出 必须两人分别携带同行 处理完业务后及时交回 妥善保管。 公司财务专用章由财务部经理审核对于经常发生的业务 可确定使用范围 并报财务部经理及授权人审批后 由出纳员在授权范围内自行处理。加盖财务私人印鉴由财务部经理及授权人审批。其他图章由出纳员根据业务情况自行处理。 财务专用印鉴应妥善保管如果遗失 应立即报告财务部经理。 4、更换银行留存印鉴应写出书面报告 报经财务部经理和总经理及授权人审核及审批后方可办理。 都市阳光服务中心 管理文件 18 员工职业着装及扣款规定 冬季男员工统一着深色西装系领带 穿黑色皮鞋 深色袜子。着白色衬衣。在夏季着白色衬衣 深色裤子 黑色皮鞋 深色袜子。 女员工每年确定一款职业装色泽稳重 搭配合理 服装费用由个人及公司各承担50 女员工上班时应佩带公司统一的头花男员工需系公司统一的领带。 二、操作层员工 操作层员工工作装由公司统一制作 员工领用时一次性支付服装管理费 保安300元 保洁、水电、绿化 200元 财务开据收据。员工离开公司时 服装应清洗干净后交各管理处客户服务人员 退入库房。离职员工凭财务开据的收据退还服装管理费。 三、着装要求 1、公司全体员工上班时间须着规定工作服。 2、为维护公司良好形象 各部门人员都有责任保持个人服装的整洁及完好。 3、每周星期一至星期五着公司规定的职业装 周六、周日自行着装 女员工不得着吊带装和膝盖以上短裙或短裤等 男员工不得穿短裤、背心上班。 4、工作服须保持整洁 保安人员的各类配件佩戴位置应标准 工作牌、装备须齐全。 5、所有员工着装须统一配套 不能将工作服随意搭配穿着。 6、如因外事活动需要 经部门经理或管理处主任批准 可穿着便服上班。 四、服装领用 夏装发放时间为每年4月底、5月初冬装发放时间为每年l0月底、 11月初。因气候变化提前或推迟换装时 由行政部负责书面通知各部门。 2、管理人员到岗第一天到行政部领取工作牌 试用期一个月内须按公司统一款式购买或制做工作服。 3、操作层员工到岗后第一天 到所在部门客户服务人员处领取工牌和工作服。 都市阳光服务中心 管理文件 19 4、员工在领取服装过程中 应在领取现场认真检查予以确认 领出后发现损坏 将不予退换 并由当事人负责赔偿。 5、操作层员工离职时必须归还工作牌和清洗干净后的工作服及所有配件 如有遗失照价赔偿。 6、如工程维修人员作业服或员工工作服未到规定使用期限 发生非人为因素的破损 可以旧换新 遗失则需交纳服装成本价领取新服装。 五、工作服的更换及补领 员工工作牌、工作服如有损坏 应经管理处主任确认后 在工作时间内到各部门客户服务人员处办理补领手续。 六、工作服的保管 1、每逢季节交替更换完工作服后 各小区主任、部门负责人应检查督促本部门员工将更换下来的服装进行清洗、整熨 清点数量后予以妥善保管。 2、行政部将不定期组织对各部门自行保管的服装进行质量及完好程度的检查 如发现短缺或损坏现象 将追究当事人和部门负责人的责任。 3、各类工作服按不同工种进行分类、编目 在分类卡上注明工作服尺码、颜色、使用人员、季节类别等情况 并将分类卡登帐入册。 4、各部门应由专人负责本部门自行保存服装的清点、核实及保管工作 按不同工种进行分类 并每月对工作服予以清查盘点 发现霉烂损坏现象应及时报告并处理 并保留相应质量记录。 七、工作服的报废及处理 各部门在接到公司更换服装的通知后 应指定专人对所保管属淘汰、报废或旧款服装进行清查、盘点 经审核无误后将拟处理方案提交行政部 报废处理方案经行政部确认后由各业务部门统一安排报废处理。 八、本制度适用于公司各部门 由各小区项目负责贯彻执行 由行政部负责监督。

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